FGD “Penyusunan Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip dan E-Office dengan Tata Naskah Dinas Elektronik”

Tahun 2018

Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,  pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah  Dinas  adalah  informasi  tertulis  sebagai  alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan  lembaga  negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. Tata Naskah Dinas sebagai salah satu pedoman dalam tata persuratan  yang bukan saja penting bagi pengelola administrasi dimana pedoman itu diperlukan, tetapi juga menjadi sarana komunikasi kedinasan. Sehingga kebutuhan untuk memahami dan mendalaminya merupakan sebuah kebutuhan.

Mengintegrasikan Tata Naskah Dinas dengan E-Office yang salah satu program didalamnya mencakup tentang sistem kearsipan elektronik dalam tata kelola kearsipan merupakan persoalan yang sangat perlu mendapat perhatian dari segenap  Pimpinan, Kabag, Kasubag dan perwakilan Unit/Pusat/Jurusan. Sebaliknya, jika tidak mampu mengelola kearsipan dengan baik akan menjadi persoalan yang merugikan baik materiil maupun non materiil. Tata persuratan yang terkontrol akan memudahkan pengelola tata naskah dalam menjalankan proses administrasi serta menciptakan pelayanan yang lebih efektif dan efisien namun tetap memperhatikan kewenangan.

Persiapan pelaksanaan kegiatan FGD  ini diawali dengan rapat koordinasi panitia yang dilaksanakan pada hari Rabu, 28 November 2018 pukul 13.00 WIB – selesai, bertempat di ruang Ruang Senat  Rektorat Lantai 3 IAIN Kudus di pimpin oleh Kabag AUAK, Farid Al Zasal, S.Ag, S.S selaku Ketua Panitia. 

Dalam rapat panitia tersebut diputuskan beberapa point antara lain:

1. Pelaksanaan FGD dilaksanakan pada hari Kamis, 29 November 2018 di Ruang Senat  Rektorat Lantai 3;
2. Menghadirkan tiga Pemateri : Dr. Nor Hadi, SE, M.Si.,Akt, Drs. H. Karsa Sukarsa,M.M, dan Slamet Siswanto, M.Kom ;
3. Mengundang 40 peserta dari unsur Pimpinan, Pejabat dan Perwakilan Unit/Pusat/Jurusan di IAIN Negeri Kudus.

FGD kali ini menitikberatkan pada penerapan Tata Naskah Dinas menurut tata cara dan bentuk yang akan dibakukan, dan dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan. Selain itu kegiatan FGD ini juga mengulas Eoffice yang didalamnya mencakup Sistem Kearsipan Elektronik.